Smernica o cestovných náhradách

Hlavička Smernice

Do hlavičky smernice je potrebné doplniť  

- identifikačné údaje zamestnávateľa;  

- správcu dokumentu,  

- meno osoby, ktorá smernicu vypracovala 

- meno osoby, ktorá smernicu schválila 

OBSAH A LIST ZMIEN 

Táto časť obsahuje názov kapitol smernice a miesto pre zapísanie čísla zmien. Každú zmenu, je potrebné označiť pod číslom a zapísať do tabuľky dátum zmeny. 

1 ÚVODNÉ USTANOVENIA 

1.1 ÚČEL A ROZSAH PLATNOSTI 

V tejto časti je stanovený účel a rozsah platnosti smernice. Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len ,,zákon o cestovných náhradách‘‘) upravuje poskytovanie náhrad výdavkov a iných plnení pri pracovných cestách,  pri dočasnom pridelení na výkon práce k užívateľskému zamestnávateľovi, pri vyslaní do členského štátu Európskej únie, pri vzniku pracovného pomeru, štátnozamestnaneckého pomeru alebo obdobného pracovného vzťahu, pri výkone práce v zahraničí a  pri ceste v súvislosti s mimoriadnym výkonom práce mimo rozvrhu pracovných zmien do miesta pravidelného pracoviska a späť  

- zamestnancom v pracovnom pomere alebo v štátnozamestnaneckom pomere, ak osobitný predpis neustanovuje inak, 

- členom družstiev, ak podľa stanov podmienkou členstva je aj pracovný vzťah, 

- fyzickým osobám činným na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je to v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnuté, 

- osobám, o ktorých to ustanovuje tento zákon. 

Smernica sa vzťahuje na všetkých zamestnancov zamestnávateľa a preto je potrebné  doplniť na vybodkovanom mieste názov zamestnávateľa. Okrem nich sa smernica vzťahuje aj na fyzické osoby pracujúce na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, dočasne pridelených zamestnancov a osoby, ktoré sú pre zamestnávateľa poverené plniť konkrétne úlohy, ale nie sú s ním v pracovnoprávnom,  ani inom právnom vzťahu. 

Vymedzenie pojmov 

Podľa zákona o cestovných náhradách (§2 ods. 1) pracovná cesta je čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty. Zákon o cestovných náhradách upravuje pracovné cesty pre osoby vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby, uvádza, že pracovná cesta trvá od nástupu osoby na plnenie činností pre ňu vyplývajúcich z osobitného postavenia vrátane výkonu činnosti do skončenia tejto cesty.  

Zákon o cestovných náhradách rozlišuje pojem  tuzemská pracovná cesta a zahraničná pracovná cesta. 

Pravidelné pracovisko  podľa § 2 ods. 3 Zákona o cestovných náhradách je miesto písomne dohodnuté so zamestnancom. Ak také miesto nebolo dohodnuté so zamestnancom, pravidelným pracoviskom bude miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Zákon o cestovných  náhradách presne nestanovuje  kde má byť pravidelné pracovisko, ponecháva  sa tu voľnosť medzi zamestnávateľom a zamestnancom, aby sa dohodli na mieste pravidelného pracoviska. 

Podľa ustanovenia § 3 ods. 1 Zákona o cestovných náhradách zamestnávateľ vysielajúci zamestnanca na pracovnú cestu písomne určí miesto nástupu na pracovnú cestu, miesto výkonu práce, čas trvania, spôsob dopravy a miesto skončenia pracovnej cesty; môže určiť aj ďalšie podmienky pracovnej cesty. Zamestnávateľ je pritom povinný prihliadať na oprávnené záujmy zamestnanca. Tieto náležitosti by mali byť zamestnávateľom určené pred samotným nástupom na pracovnú cestu. 

Zákon o cestovných náhradách definuje, kto je rodinou zamestnanca (§2 ods. 5). Za rodinu zamestnanca sa považuje manžel, vlastné deti, osvojené deti, deti zverené zamestnancovi do starostlivosti nahrádzajúcej starostlivosť rodičov na základe právoplatného rozhodnutia príslušného orgánu, vlastní rodičia, osvojitelia, opatrovníci, pestúni, prípadne ďalšie osoby žijúce v domácnosti so zamestnancom, ak majú pobyt na území Slovenskej republiky.  

V časti: Zamestnávateľ je potrebné  doplniť názov zamestnávateľa. 

1.3 Zamestnanci oprávnení povoliť pracovnú cestu

Podľa ustanovenia §3 ods.1 Zákona o cestovných náhradách zamestnávateľ vysielajúci zamestnanca na pracovnú cestu písomne určí miesto nástupu na pracovnú cestu, miesto výkonu práce, čas trvania, spôsob dopravy a miesto skončenia pracovnej cesty; môže určiť aj ďalšie podmienky pracovnej cesty. Zamestnávateľ je pritom povinný prihliadať na oprávnené záujmy zamestnanca. V tejto časti je potrebné doplniť ďalšie podmienky pracovnej cesty.

V tejto časti je potrebné doplniť kto vysiela na pracovnú cestu zamestnanca.

V tejto časti je stanovené akým rozhodnutím môže byť povolená pracovná cesta. Ak ide o viacerých zamestnancov, pracovná cesta môže byť povolená pre týchto zamestnancov jedným rozhodnutím. Ak jeden zamestnanec je vyslaní na viacero pracovných ciest môže byť o tom rozhodnuté v jednom rozhodnutí.

Podľa §3 ods. 3 zákona o cestovných náhradách zamestnávateľ môže v prípade potreby určiť podmienky pracovnej cesty jedným rozhodnutím pre viacerých zamestnancov a na viacero pracovných ciest zamestnanca.

V tejto časti je potrebné doplniť kto schvaľuje pracovnú cestu zamestnanca.

V tejto časti je potrebné doplniť kto schvaľuje pracovnú cestu zamestnanca v rámci vedúcich oddelení.

1.3.1 Ďalšie dojednania 

1.Zamestnávateľ pre určenie podmienok pracovnej cesty vyhotovuje cestovný príkaz, v ktorom uvedie: 

- meno, priezvisko a adresu trvalého bydliska zamestnanca vyslaného na pracovnú cestu, 

- miesto a čas začatia pracovnej cesty, účel cesty, miesta jednania a prestupov, miesto a čas skončenia pracovnej cesty, 

- dopravné prostriedky použité na pracovnú cestu, 

- súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu, zamestnanec súhlas podpíše 

- poskytnuté zálohy na pracovnú cestu, výška zálohy, dátum poskytnutia zálohy. 

Doklady, ktoré zamestnanec prikladá k cestovnému príkazu musí spĺňať potrebné náležitosti účtovného dokladu. Podľa ustanovenia § 10 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať slovné a číselné označenie účtovného dokladu, obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov, peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva, dátum vyhotovenia účtovného dokladu,  dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia, podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke, ak overenie účtovného prípadu nie je zabezpečené. Takto sú určené povinné náležitosti účtovného dokladu, ktoré musí obsahovať, a to so zohľadnením charakteru účtovného prípadu.  

Forma cestovného príkazu nie je striktne daná. Zamestnávateľ svojím podpisom potvrdí skutočnosti uvedené v cestovnom príkaze.

Ak zamestnanec v priebehu jedného mesiaca absolvuje viacero pracovných ciest, zamestnávateľ sa s ním môže dohodnúť, že použije len jeden cestovný príkaz. V tejto časti preto, ak ste nie ste ochotný sa so zamestnancom na tom dohodnúť, tento bod zmažte. 

Zamestnanec okrem vysielacieho listu pri pracovnej ceste musí mať aj prenosný dokument, ktorý potvrdí sociálna poisťovňa. O jeho vyslaní sa informujú aj príslušné úrady v krajine, kam je zamestnanec vyslaný. Pokiaľ na tom netrváte, tento bod zmažte. 

Ak sa pracovná cesta uskutočňuje v čase, keď je zamestnanec prítomný na svojom pravidelnom pracovisku, je potrebné, aby zamestnanec riadne  zaznamenal svoj odchod a príchov na pracovisko. Ak na tomto bode netrváte, zmažte ho. 

2 POSKYTOVANIE NÁHRAD 

2.1 Náhrady pri tuzemskej pracovnej ceste 

Zákon o cestných náhradách v §4 definuje okruh povinných náhrad preukázaných výdavkov, ktoré musí zamestnávateľ poskytnúť zamestnancovi pri výkone pracovnej cesty.  

Zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu v tuzemsku patrí náhrada preukázaných cestovných výdavkov, náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie, stravné, náhrada preukázaných vedľajších výdavkov, náhrada výdavkov za cesty na návštevu rodiny. 

2.1.1 Náhrady preukázaných cestovných výdavkov 

1 Ak zamestnanec nezíska súhlas zamestnávateľa a  použije pri pracovnej ceste služobné motorové vozidlo, náhrada cestovných výdavkov mu nepatrí. Ak zamestnanec použije verejnú dopravu, náhrada cestných výdavkom mu patrí. Zamestnanec preukazuje svoje náklady napríklad cestovným lístkom. 

Podľa ustanovenia §7  Zákona o cestovných náhradách ak sa zamestnanec písomne dohodne so zamestnávateľom, že pri pracovnej ceste použije cestné motorové vozidlo okrem cestného motorového vozidla poskytnutého zamestnávateľom, patrí mu základná náhrada za každý 1 km jazdy  a náhrada za spotrebované pohonné látky; ak zamestnanec použije cestné motorové vozidlo na žiadosť zamestnávateľa, odsek 10 sa nepoužije. Sumu základnej náhrady pre nákladné automobily, autobusy a traktory dohodne zamestnávateľ so zamestnancom. 

2.1.2 Náhrady preukázaných výdavkov na ubytovanie 

Ak zamestnanec požaduje náhradu výdavkov na ubytovanie, zamestnávateľ uzná náhradu na ubytovanie na základe dokladu o úhrade ubytovania. Doklad o ubytovaní musí spĺňať potrebné náležitosti účtovného dokladu. Podľa ustanovenia § 10 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať slovné a číselné označenie účtovného dokladu, obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov, peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva, dátum vyhotovenia účtovného dokladu,  dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia, podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke, ak overenie účtovného prípadu nie je zabezpečené. Takto sú určené povinné náležitosti účtovného dokladu, ktoré musí obsahovať, a to so zohľadnením charakteru účtovného prípadu.  

2.1.3 Stravné 

Podľa ustanovenia § 5 Zákona o cestovných náhradách zamestnancovi patrí stravné za každý kalendárny deň pracovnej cesty za podmienok ustanovených týmto zákonom. Suma stravného je ustanovená v závislosti od času trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni, pričom čas trvania pracovnej cesty je rozdelený na časové pásma  

- 5 až 12 hodín, 

- nad 12 hodín až 18 hodín, 

- nad 18 hodín. 

Stravné pri tuzemskej pracovnej ceste je obligatórnou náhradou, na ktorú má zamestnanec nárok podľa zákona o cestovných náhradách. 

Sumu stravného pre časové pásma ustanoví opatrenie, ktoré vydá Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky. 

Ak pracovná cesta trvá do 5 hodín, môže zamestnávateľ poskytnúť zamestnancovi stravné až do výšky stravného pre časové pásmo od 5 do 12 hodín alebo zabezpečiť zamestnancovi bezplatné stravovanie.   

Ak  počas kalendárneho dňa zamestnanec vykoná viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá do  5 hodín, no celkový súčet trvania  pracovných ciest je aspoň 5 a viac hodín, zamestnancovi patrí stravné za celkový čas trvania pracovných ciest. 

Ak zamestnanec, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, vykoná počas  

- dvoch kalendárnych dní pracovnú cestu, ktorá trvá v každom kalendárnom dni menej ako 5 hodín a ktorá celkovo trvá najmenej 5 hodín, patrí zamestnancovi stravné v sume ustanovenej pre časové pásmo 5 až 12 hodín, 

- jednej pracovnej zmeny v rámci dvoch kalendárnych dní viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom celkový súčet trvania týchto pracovných ciest je 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest (§5 Zákona o cestných náhradách). V prípade prerušenia pracovnej cesty z dôvodu návštevy rodiny zamestnanca alebo z dôvodov na strane zamestnanca nevzniká nárok na stravné. 

2.1.4 Náhrady preukázaných vedľajších výdavkov 

Preukázateľné vedľajšie výdavky sú všetky ostatné výdavky, ktoré zamestnancovi vzniknú v súvislosti s plnením úloh na zahraničnej pracovnej ceste alebo, ktoré vznikajú v súvislosti s  podmienkami zahraničnej pracovnej cesty, ide napr. o parkovné, výdavky za MHD, diaľničné poplatky a iné, ktoré stanovuje smernica. 

2.1.5 Náhrada výdavkov za cesty na návštevu rodiny 

Podľa ustanovenia § 4 ods. 1 Zákona o cestovných náhradách Zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu patrí náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu jeho rodiny do miesta pobytu alebo medzi zamestnávateľom a zamestnancom vopred dohodnutého miesta pobytu rodiny na území Slovenskej republiky, ak podľa určených podmienok pracovná cesta trvá viac ako sedem po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, a to každý týždeň, ak nie je v kolektívnej zmluve, prípadne v pracovnej zmluve alebo v inej písomnej dohode so zamestnancom dohodnutá táto náhrada za dlhší čas, najdlhšie však za jeden mesiac. 

2.2 Náhrady pri zahraničnej pracovnej ceste 

Náhrady pri zahraničných pracovných cestách sú: 

- náhrady preukázaných cestovných výdavkov, 

- náhrady preukázaných výdavkov na ubytovanie, 

- stravné, 

- vreckové, 

- náhrady preukázaných vedľajších výdavkov, 

- náhrady preukázaných výdavkov na komerčné poistenie, 

- náhrada výdavkov za cesty na návštevu rodiny. 

2.2.1 Náhrady preukázaných cestovných výdavkov 

Ak zamestnanec nezíska súhlas zamestnávateľa a  použije pri pracovnej ceste služobné motorové vozidlo, náhrada cestovných výdavkov mu nepatrí. Ak zamestnanec použije verejnú dopravu, náhrada cestných výdavkom mu patrí. Zamestnanec preukazuje svoje náklady napríklad cestovným lístkom. 

Podľa ustanovenia §7  Zákona o cestovných náhradách ak sa zamestnanec písomne dohodne so zamestnávateľom, že pri pracovnej ceste použije cestné motorové vozidlo okrem cestného motorového vozidla poskytnutého zamestnávateľom, patrí mu základná náhrada za každý 1 km jazdy  a náhrada za spotrebované pohonné látky; ak zamestnanec použije cestné motorové vozidlo na žiadosť zamestnávateľa, odsek 10 sa nepoužije. Sumu základnej náhrady pre nákladné automobily, autobusy a traktory dohodne zamestnávateľ so zamestnancom. 

2.2.2 Náhrady preukázaných výdavkov  

Ak zamestnanec požaduje náhradu výdavkov na ubytovanie, zamestnávateľ uzná náhradu na ubytovanie na základe dokladu o úhrade ubytovania. Doklad o ubytovaní musí spĺňať potrebné náležitosti účtovného dokladu. Podľa ustanovenia § 10 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať slovné a číselné označenie účtovného dokladu, obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov, peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva, dátum vyhotovenia účtovného dokladu,  dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia, podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke, ak overenie účtovného prípadu nie je zabezpečené. Takto sú určené povinné náležitosti účtovného dokladu, ktoré musí obsahovať, a to so zohľadnením charakteru účtovného prípadu.  

2.2.3 Stravné pri zahraničných pracovných cestách 

Podľa ustanovenia §13 Zákona o cestných náhradách pri zahraničnej pracovnej ceste zamestnancovi patrí za každý kalendárny deň zahraničnej pracovnej cesty za podmienok ustanovených týmto zákonom stravné v eurách alebo v cudzej mene. Stravné v eurách alebo v cudzej mene je ustanovené v závislosti od času trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia Slovenskej republiky v kalendárnom dni, pričom čas trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia Slovenskej republiky je rozdelený na časové pásma 

- do 6 hodín vrátane, 

- nad 6 hodín až 12 hodín, 

- nad 12 hodín. 

Podľa zákona o cestných náhradách základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene ustanoví všeobecne záväzný právny predpis, ktorý vydá Ministerstvo financií Slovenskej republiky 

Ak zahraničná pracovná cesta mimo územia Slovenskej republiky trvá v kalendárnom dni 

-d o 6 hodín vrátane, patrí zamestnancovi stravné vo výške 25 % zo základnej sadzby stravného, 

- nad 6 hodín až 12 hodín, patrí zamestnancovi stravné vo výške 50 % zo základnej sadzby stravného, 

- nad 12 hodín, patrí zamestnancovi stravné v sume základnej sadzby stravného. 

Vo všeobecnosti platí, že zahraničná cesta začína prekročením hranice. Avšak, ak je dopravným prostriedkom lietadlo, zadefinovalo sa v §13 ods. 5 ,že za čas strávený v jednotlivých krajinách sa považuje čas odletu lietadla podľa letového poriadku.  

Podľa ustanovenia §14 Zákona o cestných náhradách zamestnancovi môže zamestnávateľ poskytnúť pri zahraničnej pracovnej ceste popri náhrade preukázaných potrebných vedľajších výdavkov vreckové v eurách alebo v cudzej mene vo výške do 40 % stravného. Po dobu prerušenia zahraničnej pracovnej cesty z dôvodu návštevy rodiny  alebo po dobu dohodnutého prerušenia zahraničnej pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca vreckové v eurách alebo v cudzej mene zamestnancovi nepatrí. 

3 EVIDENCIA CESTOVNÝCH PRÍKAZOV 

Zamestnanec je povinný zamestnávateľovi priniesť kompletne vyplnený cestovný príkaz, ktorý musí byť odsúhlasený príslušným vedúcim zamestnancom alebo inou stanovenou osobou. 

4 VYÚČTOVANIE PRACOVNEJ CESTY 

Písomné doklady je zamestnanec povinný odovzdať na príslušných tlačivách : 

- cestovný príkaz na tuzemskú pracovnú cestu  

- cestovný príkaz na zahraničnú pracovnú cestu  

- pozvánku v prípade účasti na konferenciách, sympóziách, seminároch, školenia a pod., alebo inú korešpondenciu, na základe ktorej sa uskutočnila pracovná cesta či vyslanie- ak vám tento bod nevyhovuje, zmažte ho 

- vyúčtovanie tuzemskej pracovnej cesty/vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty alebo vyslania  

- správa z pracovnej cesty   

Na základe všetkých poskytnutých dokladov a údajov vykoná oddelenie HR vyúčtovanie tuzemskej pracovnej cesty, vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty alebo vyslania. Ak vám tento bod nevyhovuje, zmažte ho. 

4.2 Povinnosti zamestnávateľa 

Zamestnávateľ je povinný do desiatich pracovných dní odo dňa predloženia písomných dokumentov vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty zamestnanca a uspokojiť jeho nároky. 

5 SPOLOČNÉ A ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA 

5.1 Záväznosť  

V tomto bode je potrebné doplniť názov zamestnávateľa 

5.3 Zodpovednosť za kontrolu 

V tomto bode je potrebné doplniť, kto je zodpovedný za kontrolu dodržiavania smernice, napr. vedúci zamestnanci 

V Bratislave, dňa 23.09.2024